Historique du projet.
Créée le 10 janvier 1994 à Dakar, l’Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) regroupe actuellement, huit Etats membres (Bénin, Burkina Faso, Côte d'Ivoire, Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal et Togo) . Les objectifs de l’Union sont les suivants: - Renforcer la compétitivité des activités économiques et financières des États membres dans le cadre d’un marché ouvert et concurrentiel et d’un environnement juridique rationalisé et harmonisé;
- Assurer la convergence des performances et des politiques économiques des États membres par l’institution d’une procédure de surveillance multilatérale;
- Créer entre Etats membres un marché commun basé sur la libre circulation des personnes, des biens, des services, des capitaux et le droit d’établissement des personnes exerçant une activité indépendante ou salariée, ainsi que sur un tarif extérieur commun et une politique commerciale;
- Instituer une coordination des politiques sectorielles nationales par la mise en œuvre d’actions communes, et éventuellement, de politiques communes notamment dans les domaines suivants: ressources humaines, aménagement du territoire, agriculture, énergie, industrie, mines, transports, infrastructures et télécommunication;
- Harmoniser, dans la mesure nécessaire au bon fonctionnement du marché commun, les législations des États membres et particulièrement le régime de la fiscalité.
Au cours de la quinzaine d’années de mise en œuvre de son processus d’intégration, l’UEMOA a eu l’occasion de conduire des évaluations internes et externes qui ont relevé, d’une part, de nombreux acquis sur le plan du lancement des grands chantiers régionaux d’intégration et, d’autre part, des insuffisances et des dysfonctionnements tant dans son fonctionnement interne, que dans la réalisation de ses multiples programmes d’actions. La Commission de l’UEMOA s’est formellement engagée, en février 2009, dans un processus de réforme qui avait pour objectifs de répondre aux insuffisances liées à ses méthodes de travail et qui engendraient une utilisation sous-optimale de ses ressources humaines et financières. Description de la Stratégie d'Intervention: A partir des nombreuses recommandations des cabinets d’audit, une décision commune du PNUD et de la Commission de l’UEMOA a été prise pour mettre en place un projet de Renforcement des Capacités de la Commission de l’UEMOA. Le projet entend appuyer le renforcement des capacités de la Commission et plus spécifiquement contribuer à introduire une culture de changement et des capacités d’anticipation en son sein, permettant de soutenir la modernisation de son infrastructure organisationnelle, de ses procédures opérationnelles, de révolutionner ses moyens logistiques, de renforcer les compétences de son personnel et la transparence dans sa gestion et de donner une chance à la coopération par appui budgétaire. Les domaines d’intervention identifiés sont les suivants : Appui à la définition d’un plan stratégique et d’un système de programmation pluriannuelle: - Définition d’une vision stratégique;
- Elaboration d’un plan stratégique pour la période 2010-2019 ;
- Renforcement des capacités en matière de planification stratégique et de programmation opérationnelle.
Appui à la mise en place d’une structure organisationnelle efficiente: - Revue diagnostic organisationnelle et revue des processus internes ;
- Revue des mécanismes et processus de gestion programmatique et financière ;
- Conception et restructuration organisationnelle ;
- Mise en place de guides de gestion et de manuels de procédures internes ;
- Mise en place d’un système d’information intégré.
Appui opérationnel: - Analyse des freins et contraintes à l’exécution des projets ;
- Facilitation des relations avec les partenaires techniques et financiers ;
- Appui technique au développement et à la formulation de projets suivant les principes de la gestion axée sur les résultats ;
- Assistance technique aux structures de mise en œuvre des projets et renforcement des capacités ;
- Appui intérimaire à la mise en œuvre des projets à faible taux d’exécution.
Renforcement des capacités: - Conduite des processus de changement ;
- Elaboration et mise en œuvre d’un programme pluriannuel de renforcement des capacités s’inscrivant dans l’Initiative de Renforcement des Capacités des CER et intégrant les divers appuis dans le domaine en relation avec les autres partenaires de la Commission, tels que ACBF;
- Etude de faisabilité d’une agence autonome de gestion des projets, soutenant le renforcement des capacités institutionnelles de la Commission
Les objectifs escomptés du Projet sont de: - Doter la Commission d’un plan stratégique pluriannuel soutenant le processus de changement de l’organisation ;
- Doter la Commission d’une structure organisationnelle efficiente ;
- Renforcer les capacités opérationnelles et d’exécution de projets de la Commission ;
- Renforcer les capacités humaines et institutionnelles de la Commission.
Le Projet est ainsi composé de quatre axes d’intervention, à savoir: Axe 1: Doter la Commission d’un plan stratégique pluriannuel soutenant le processus de changement de l’organisation. L’approche stratégique régissant l’identification des missions et des valeurs, de la vision, des objectifs prioritaires spécifiques, des moyens ou ressources à mettre en œuvre, des actions à mener et des résultats attendus au cours des prochaines années doit faire de ce document un fil conducteur, un référentiel rigoureux de travail qui donne une meilleure visibilité aux choix stratégiques et assure une bonne traçabilité et une plus grande cohérence aux interventions de la Commission; En 2010, la Commission a ainsi élaboré et adopté son Plan Stratégique 2011-2020 à travers un processus participatif qui a mobilisé les cadres dans les différentes structures de planification mises en place (Comité Interne de Stratégie et Groupes Techniques de Réflexion Stratégique au sein des Départements Techniques). Le choix de l’élaboration d’un Plan stratégique, dont la mise en œuvre doit démarrer en 2011, s’inscrit dans une démarche qui vise essentiellement à accélérer le processus d’intégration régionale mais aussi à accroître la performance de la Commission de l‘UEMOA et l’impact qu’elle peut avoir au niveau des populations des huit Etats membres dans des domaines pour lesquels elle possède les compétences requises. Axe 2: Doter la Commission d’une structure organisationnelle efficiente: Les procédures internes de travail et de décision nécessitent une action vigoureuse pour renverser la tendance et donner à l’Organisation toute sa capacité opérationnelle. La Commission doit moderniser son infrastructure organisationnelle, ses procédures opérationnelles, renforcer les compétences de son personnel et la transparence dans sa gestion par la production en temps opportun de rapports financiers. La Commission doit aussi renforcer son appareil statistique et son système d’évaluation de projets; Axe 3: Renforcer les capacités opérationnelles et d’exécution de projets de la Commission: La Commission n’avait pas été conçue pour exécuter des projets et se voit néanmoins confrontée aujourd’hui au défi de l’exécution de projets de grande envergure, notamment à travers le Programme Economique Régional (PER). L’absence d’une culture de gestion des projets au sein de la Commission et notamment d’une culture de la gestion qui soit axée sur des résultats de développement constitue par ailleurs un frein majeur à la mise en œuvre optimale des projets; Axe 4: Renforcer les capacités humaines et institutionnelles de la Commission: Le renforcement ou développement des capacités est souvent assimilé soit au recrutement soit à la formation. Les capacités doivent être développées ou renforcées par rapport aux objectifs stratégiques, en établissant un diagnostic des besoins de capacités et en mettant en place des plans de formation axés sur les résultats et des outils d’évaluation de la performance du personnel. Par ailleurs, le projet est géré conformément aux principes de la gestion axée sur les résultats (GAR). Evaluation à Mi-Parcours: -
Selon le Document de Projet, il doit être procédé, compte tenu du caractère novateur et stratégique de l’appui proposé, à une évaluation qualitative à mi-parcours (Partie VI - Suivi Evaluation - page 25). Lancé en 2009 mais réellement démarré en 2010, le Projet, géré sous la modalité DEX du PNUD, a atteint la phase d’évaluation à mi-parcours. -
Les présents termes de référence sont élaborés dans ce contexte, sur la base du Document de Projet signé le 13 Février 2009, pour une période initiale de quatre ans (2009-2012) entre la Commission de l’UEMOA et le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD).
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Objectif Général: L’évaluation envisagée est destinée à faire le bilan de l’exécution à mi-parcours du Projet en dégageant les atouts et les contraintes, et cela à travers une analyse objective des activités menées, celles en cours, ainsi que des résultats ou produits intermédiaires obtenus par le Projet. Objectifs Spécifiques: De façon spécifique il s’agira: - D’apprécier la pertinence initiale et actuelle des objectifs du Projet et, au besoin, proposer des ajustements.
- D’évaluer les résultats déjà atteints et les activités mises en œuvre par rapport aux objectifs fixés dans le Document de Projet et les plans de travail 2010 et 2011 adoptés officiellement par le Comité de Pilotage.
- De formuler des recommandations et des propositions opérationnelles concrètes en vue de corriger d’éventuels problèmes et dysfonctionnements mis en évidence par l’évaluation aux niveaux de la pertinence du Projet, de son efficacité et de son efficience, de sa durabilité, de son appropriation par la Commission de l’UEMOA, des synergies et de l’impact global du projet.
- Au total il s’agira d’évaluer les sept (7) critères de performance que sont la pertinence, l’efficacité, l’efficience, la durabilité, les synergies, l’appropriation et l’impact du Projet.
Pertinence: Les résultats attendus du Projet, tels qu’originalement planifiés, sont-ils encore pertinents ? Autrement dit, est-ce que la conception du Projet est en conformité avec: - Les besoins et priorités de la Commission en termes de changements institutionnels tels que définis dans son Plan Stratégique 2011-2020 ?
- Les objectifs initialement fixés mais aussi ceux éventuellement ajustés à l’issue de cette évaluation ?
Efficacité: - Quels sont les acquis du projet en termes d'atteinte des résultats escomptés et quels résultats concrets a-t-on obtenus en termes de changements institutionnels ?
- Comment les instrants et les activités ont-ils menés aux résultats attendus?
- Est-ce que les interventions du Projet ont atteint les groupes cibles orginellement prévus?
- Quels facteurs ont contraint ou facilité l'atteinte des résultats?
- En quoi et pourquoi certains résultats attendus n'auraient-ils pas été atteints? Quelles leçons pourrait-on en tirer?
Efficience: - La structure opérationnelle de gestion du Projet fonctionne-t-elle en parfait adéquation avec les mécanismes institutionnels de la Commission de l’UEMOA ceci dans le but de contribuer à l’atteinte des résultats attendus ?
- Les intrants investis (financiers, humains, techniques et matériels) ont-ils été utilisés de façon optimale pour atteindre les résultats ?
- Les intrants ont-ils été fournis à temps (personnels, équipements, locaux, et coûts divers)? Sinon, quelles en sont les causes et quelles ont été le(s) impact(s) ? Les résultats ont-ils été atteints en temps opportun?
- Les ressources ont-elles été dépensées aussi rationnellement que possible ?
- Aurait-on pu atteindre plus de résultats avec les mêmes moyens/ressources ?
Durabilité - Les moyens humains et financiers sont-ils suffisants pour assurer la durabilité de la mise en œuvre du projet ?
- Le projet a-t-il bénéficié d’un appui technique et financier suffisant de la part des Partenaires Techniques et Financiers (PTFs) ? Comment ces derniers pourraient-ils optimiser leurs soutiens respectifs au Projet sur le long terme ?
- Dans quelle mesure les résultats déjà atteints/intermédiaires s’inscrivent-ils dans la durabilité ?
Synergies: Dans quelle mesure le Projet travaille-t-il efficacement avec ses partenaires et notamment: - La Commission, ses organes et ses représentations, ses départements et Directions.
- Les cellules nationales de suivi du PER.
- Le Bureau Régional pour l’Afrique (RBA), le Bureau des Politiques de Développement du PNUD (BDP), le Centre Régional de Service de Dakar et les Bureaux pays du PNUD dans les huit Etats membres de la zone UEMOA.
- L’Union Européenne, Agence Française de Développement, l’ACDI, la Banque Mondiale, la Banque Africaine de Développement, etc.) ?
- Comment le Projet profite-t-il des compétences distinctives de ces organismes ? Quelles synergies ont pu être développées ? Quelles activités conjointes ont pu être menées ? Avec quels résultats ?
Appropriation: - Les activités du Projet visant à assurer l’appropriation des objectifs par le personnel de la Commission ont-elles été suffisantes ? Ont-elles été bien conduites ?
- Dans quelle mesure les personnels de la Commission se sont-ils appropriés, ou non, les objectifs du Projet ? Y-a-t-il eu des résistances ? Si oui, à quels niveaux se sont-elles situées? Quelles actions correctives peut-on mener dans le futur pour assurer une plus grande appropriation ?
Impacts: - Quels impacts directs ou indirects, désirés ou non désirés, la mise en œuvre du Projet a-t-elle eu sur la Commission et ses organes?
- Quels impacts directs ou indirects, désirés ou non désirés, les premiers résultats obtenus par le Projet ont-ils eu au niveau des huit Etats membres de l’UEMOA ?
- Comment les premiers résultats ont-ils orienté le Projet dans sa compréhension globale des enjeux du renforcement des capacités des Communautés Economiques Régionales (CER)?
Approche Méthodologique: - L’évaluation à mi-parcours est prévue dans le Document de Projet. Le consultant vérifiera et appréciera les critères énoncés en Section 2 des termes de référence (pertinence, efficacité, efficience, durabilité, synergies, appropriation et effet induit/impact);
- Le consultant appréciera les résultats déjà atteints par le Projet avec les objectifs définis lors de la formulation du projet;
- Le consultant évaluera la qualité et la pertinence des interventions du Projet et sa contribution au renforcement des capacités en mettant spécifiquement en exergue leurs impacts en termes d’appropriation et d’efficacité;
- Le consultant identifiera les problèmes d’ordre institutionnel, organisationnel, administratif, etc. ainsi que les contraintes liées à la mise en œuvre du Projet et proposera des solutions appropriées et durables;
- Sur la base des risques identifiés dans le Document de Projet ainsi que de ceux énoncés dans le Plan Stratégique 2011-2020 de la Commission de l’UEMOA, le consultant proposera des solutions alternatives qui puissent réduire les risques et les impacts négatifs tout en maximisant au mieux les effets positifs escomptés.
- Le consultant proposera des recommandations quant aux aspects devant être améliorés afin d’atteindre les résultats attendus durant la période initiale;
- Le consultant fera d’autres recommandations spécifiques sur d’autres aspects nécessaires à la poursuite des interventions du Projet à partir de 2012;
- Le consultant explorera de manière créative les différentes alternatives qui permettront d’atteindre la situation souhaitée en vue de proposer une approche plus appropriée.
- Collecte des données : la collecte des données comprend le recueil des documents du projet (Document du projet, les Rapports annuels, les Plans de Travail, et tous autres documents pertinents etc.)
- Analyse et interprétations de données : les données collectées feront l’objet d’une analyse qui doit aboutir à l’établissement de constats et à la formulation de recommandations sur chacun des points traités.
- Réunion de revue : A l’issue de l’évaluation, le PNUD et la Commission de l’UEMOA convoqueront une réunion pour discuter, notamment avec les PTFs et les autres parties prenantes au projet, des conclusions et recommandations de la mission d’évaluation.
Gestion et conduite de l'évaluation: - La mission sera exécutée par un consultant indépendant sous la responsabilité du Directeur Pays du PNUD.
Phase Documentaire: Cette phase documentaire d’une durée totale de trois (3) jours permettra une compréhension des problématiques à travers des entretiens préliminaires et la définition de la méthodologie. A partir de cette première étape, une note méthodologique (maximum 10 pages) précisant les problématiques du projet, les enjeux de la mission, la méthodologie retenue, y compris les outils, la liste des personnes à rencontrer ainsi qu’un calendrier indicatif sera soumise à l’examen et à la validation des parties prenantes (Commission de l’UEMOA et PNUD) lors d’une réunion qui se tiendra au plus tard cinq jours après le démarrage de la mission dans les locaux du PNUD Burkina Faso. Phase d'entretiens: Cette phase d’entretiens, prévue pour une durée totale de sept (7) jours permettra de rencontrer les acteurs concernés à savoir: - Les personnels du Projet;
- Les personnes concernées du bureau du PNUD au Burkina Faso;
- Tous les services concernés de la Commission de l’UEMOA pour ce qui concerne les interventions du Projet;
- Les partenaires concernés du Centre Régional de Dakar et de son Pôle Financier;
- Les principaux partenaires techniques et financiers impliqués dans le processus d’intégration régionale avec le Commission de l’UEMOA (Union Européenne; Agence Française de Développement; Ambassade de France; Agence Canadienne de Développement International; Banque Africaine de Développement; etc.)
- Etc.
Une restitution sera réalisée à l’issue de cette deuxième phase auprès de la Commission de l’UEMOA et du PNUD. Phase de rédaction du rapport, Présentation et validation: Cette phase d’une durée totale de dix (10) jours permettra au consultant de réaliser les activités suivantes: - Un premier rapport provisoire sera soumis à la Commission de l’UEMOA et au PNUD. Sur base des premières observations formulées, le consultant révisera le rapport et soumettra un second rapport provisoire qui sera présenté lors d’une réunion de synthèse.
- Le rapport final définitif tenant compte des observations reçues des parties concernées sera présenté dans les sept jours suivant les observations reçues de la part de toutes les personnes concernées. En plus de répondre aux questions d’évaluation, le rapport final devra synthétiser toutes les constatations et conclusions en une appréciation globale du Projet.
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